Locatie: Hybride (remote en Den Haag)
Periode: 4 augustus 2025 (flexibel) – 15 oktober 2025
Rapporteert aan: Directeur-bestuurder/ Programma manager Internationale Processen
1. Achtergrond
WO=MEN Dutch Gender Platform is een Nederlandse vereniging van organisaties en individuen die zich gezamenlijk inzetten voor vrouwenrechten en gendergelijkheid wereldwijd. WO=MEN organiseert een internationale conferentie over de toename van anti-gender en anti-democratische bewegingen in Nederland. Hierbij zullen we veel aandacht hebben voor kennis en ervaringen uit het buitenland waar we in Nederland gebruik van kunnen maken.
Deze bijeenkomst vindt plaats op 3 oktober 2025 in Den Haag. De conferentie zal deelnemers van over de hele wereld maar met name Nederland samenbrengen, waaronder beleidsmakers, academici, professionals, en maatschappelijke organisaties.
Om het evenement succesvol te laten verlopen, zoekt WO=MEN tijdelijke ondersteuning bij de organisatie en uitvoering van de conferentie.
2. Doel van de functie
De Conference Organiser werkt nauw samen met en ondersteunt een kernteam van het WO=MEN secretariaat bij de inhoudelijke en praktische voorbereiding, logistieke coördinatie, communicatie met deelnemers en partners, de uitvoering van het evenement en de documentatie van de conferentie. Deze rol is cruciaal voor het soepel laten verlopen van het organisatorische proces en de deelnemerservaring.
3. Taken en verantwoordelijkheden
- Logistieke ondersteuning: Coördinatie van alle logistieke zaken rondom de conferentie, inclusief in verband met de locatie, hotel en vervoer van sprekers, catering, fotograaf en andere technische voorzieningen.
- Deelnemersbeheer: Onderhouden van contact met sprekers, gasten en deelnemers; bijhouden van inschrijvingen en beantwoorden van vragen.
- Programmaontwikkeling: Ondersteunen van het WO=MEN kernteam bij het ontwikkelen van het programma van de conferentie, zoals door het organiseren en documenteren van voorbereidende overleggen en actielijsten.
- Communicatie en promotie: Ondersteunen bij het opstellen en versturen van nieuwsbrieven, website content, persbericht, social media-posts, en eventueel ander promotioneel materiaal.
- Documentatie: Voorbereiden en bijhouden van draaiboeken, planningen, deelnemerslijsten en conferentiemateriaal.
- Evenement uitvoering: Praktische coördinatie tijdens de conferentie zelf, inclusief registratie, tijdsbewaking, begeleiden van sprekers en deelnemers, contact met de locatie en catering.
- Nazorg: Verzamelen van feedback en evaluaties, ondersteuning bij financiële afhandeling en documentatie van leerpunten.
4. Vereiste kwalificaties en ervaring
- Aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen of conferenties (nationaal/internationaal).
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail.
- Sterke communicatievaardigheden in Nederlands én Engels (mondeling en schriftelijk).
- Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
- Ervaring met digitale tools zoals MS Office, Zoom en Eventbrite.
5. Beoogde resultaten
- Tijdige en ordentelijke uitvoering van de logistieke voorbereiding.
- Vlotte en professionele communicatie met alle betrokkenen.
- Een goed georganiseerde conferentie-ervaring voor deelnemers en sprekers.
- Complete documentatie en ondersteuning bij evaluatie na afloop.
6. Vergoeding
Voor deze tijdelijke freelance opdracht is in totaal 6.000,- euro (inclusief BTW) beschikbaar.
De betaling zal in twee delen plaatsvinden, direct na ondertekening van het contract (30%) en rond 15 oktober na afhandeling en overdracht van alle documentatie en nazorg van de conferentie (70%).
7. Overige informatie
De werkzaamheden kunnen deels op afstand worden uitgevoerd. Beschikbaarheid op locatie tijdens de conferentieperiode is vereist.
8. Interesse?
Stuur zo spoedig mogelijk CV en motivatiebrief met een korte omschrijving van je plan van aanpak en beschikbaarheid in de betreffende periode aan: info@wo-men.nl.
Deze opdracht blijft online staan totdat deze is vervuld. Kandidaten worden doorlopend in overweging genomen.
