Wij zoeken een event Organiser die WO=MEN tijdelijk ondersteunt bij de coördinatie,
organisatie en uitvoer van een publieksevent n.a.v. haar 20-jarige Jubileum.
Locatie: Hybride (remote en Den Haag)
Periode: 1 september – 15 december 2026
Rapporteert aan: Directeur-bestuurder/ Programma manager Internationale Processen
Achtergrond
Ter gelegenheid van ons 20 jarig jubileum organiseert WO=MEN Dutch Gender Platform met
leden en partners een publieksevent over 20 jaar transnationaal werken aan gendergelijkheid
en vrouwenrechten. Waarom was dat in 2006 belangrijk, anno 2026 nog steeds en wat
verwachten we van de toekomst? Daarbij onderzoeken, delen én ervaren we hóe activisten,
lobbyisten en ook diplomaten en politici manoevreren in de veranderende
machtsverhoudingen. Hoe organiseer je effectieve actie wanneer directe confrontatie niet
altijd mogelijk is? Welke strategieën ontstaan op het snijvlak van activisme, creativiteit,
diplomatie en politiek? En waarom is transnationale samenwerking, ook tussen
mensenrechten-, vredes-, klimaat- en vakbewegingen zo belangrijk voor sterke
democratieen?
Dit publieksevent vindt plaats op donderdag 26 of vrijdag 27 november in Den Haag (tbc).
Het event brengt mensen en sectoren samen en activeert hen: supporters en voorvechters
voor vrouwenrechten, culturele makers, beleidsmakers, onderzoekers en studenten,
wetenschappen, pro bono advocaten, journalisten, diplomaten, politici en bestuurders in
Nederland en daarbuiten. Met volop ruimte voor het vieren van successen, gezamenlijke
acties, inhoudelijke verdieping, interactieve workshops, netwerken, kunst en muziek.
Doel van de functie
De Event Organiser werkt nauw samen met en ondersteunt een kernteam van het WO=MEN
secretariaat en leden van WO=MEN bij de inhoudelijke en praktische voorbereiding,
logistieke coördinatie, communicatie met deelnemers en partners, de uitvoering van het
evenement en de documentatie van de conferentie. Deze rol is cruciaal voor het soepel laten
verlopen van het organisatorische proces en de deelnemerservaring.
Taken en verantwoordelijkheden
• Logistieke coördinatie: Coördinatie van alle logistieke zaken rondom de conferentie,
inclusief in verband met de locatie, hotel en vervoer van sprekers, catering, fotograaf
en andere technische voorzieningen.
• Deelnemersbeheer: Onderhouden van contact met sprekers, gasten en deelnemers;
bijhouden van inschrijvingen en beantwoorden van vragen.
• Programmaontwikkeling: Ondersteunen van het WO=MEN kernteam bij het
ontwikkelen van het programma van de conferentie, zoals door het organiseren en
documenteren van voorbereidende overleggen en actielijsten.
• Communicatie en promotie: Ondersteunen bij het opstellen en versturen van
nieuwsbrieven, website content, persbericht, social media-posts, en ander
promotioneel materiaal.
• Documentatie: Voorbereiden en bijhouden van draaiboeken, planningen,
deelnemerslijsten en conferentiemateriaal.
• Evenementuitvoering: Praktische coördinatie en uitvoer tijdens de conferentie zelf,
inclusief registratie, tijdsbewaking, begeleiden van sprekers en deelnemers, contact
met de locatie en catering.
• Nazorg: Verzamelen van feedback en evaluaties, coördinatie financiële afhandeling
en documentatie van leerpunten.
Vereiste kwalificaties en ervaring
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen of conferenties
(nationaal/ internationaal).
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail.
• Sterke communicatievaardigheden in Nederlands én Engels (mondeling en
schriftelijk).
• Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische
omgeving.
• Ervaring met digitale tools zoals MS Office, Zoom en Eventbrite.
Beoogde resultaten
• Tijdige en ordentelijke uitvoering van de logistieke voorbereiding.
• Vlotte en professionele communicatie met alle betrokkenen.
• Een goed georganiseerde conferentie-ervaring voor deelnemers en sprekers.
• Complete documentatie en ondersteuning bij evaluatie na afloop.
Vergoeding
Voor deze opdracht is 6.000,- euro exclusief BTW beschikbaar.
De betaling zal in drie delen plaatsvinden: 1/3e begin oktober, 1/3e begin november en 1/3e
eind december na afhandeling en overdracht van alle documentatie en nazorg van de
conferentie.
Overige informatie
De werkzaamheden kunnen deels op afstand worden uitgevoerd.
Beschikbaarheid op locatie tijdens de conferentieperiode is vereist.
Diversiteit
We willen een afspiegeling zijn van de maatschappij en zijn op zoek naar nieuwe collega’s met een diversiteit aan achtergronden en ervaringen om gezamenlijk een krachtig team te vormen.
Vragen
Voor vragen over deze vacature kun je terecht bij Nadia van der Linde:
n.vanderlinde@wo-men.nl.
Interesse?
Stuur zo spoedig mogelijk CV en motivatiebrief met een korte omschrijving van je plan van
aanpak en beschikbaarheid in de betreffende periode aan:
info@wo-men.nl.
Deadline voor sollicitatie is 1 augustus 2026. Let wel: kandidaten worden doorlopend in
overweging genomen. Zodra een geschikte kandidaat is gevonden, vervalt de deadline.
